Конференція, корпоративне свято, презентація, виставка, спортивний захід або зустріч партнерів потребують підготовки десятків деталей. Частину з них організатори згадують в останній момент: бейджі, дипломи, подарунки, футболки для команди або сувеніри для учасників.
Щоб нічого не пропустити, фахівці Суперприз рекомендують формувати перелік брендованої продукції заздалегідь — відповідно до формату заходу, кількості учасників та бюджету.
Ось базовий чек-лист.
Бейджі та ідентифікація учасників
Для конференцій, форумів, навчальних заходів та великих корпоративних подій варто передбачити бейджі для учасників, організаторів, спікерів і партнерів.
Вони можуть містити ім'я, посаду, назву компанії, логотип або іншу необхідну інформацію.
Якщо учасників багато, фінальний список для персоналізації бажано підготувати завчасно.
Брендований одяг для команди
Футболки, поло, світшоти, худі та інший текстиль допомагають виділити організаторів або сформувати єдиний образ команди.
Залежно від матеріалу, дизайну та тиражу для нанесення логотипу можуть використовуватися DTF-друк, шовкотрафарет, термоперенесення та інші технології.
До замовлення важливо зібрати не тільки кількість виробів, але й розміри.
Сувеніри для гостей
Брендована сувенірна продукція дозволяє продовжити контакт із людиною після завершення заходу.
Вибираючи сувеніри, варто враховувати три параметри: хто їх отримає, який бюджет передбачений на одну людину та наскільки практичним буде подарунок.
Для різних аудиторій можна сформувати декілька рівнів комплектів — наприклад, для учасників, партнерів і VIP-гостей.
Нагородна продукція
Якщо захід передбачає конкурс, спортивне змагання, відзначення співробітників або партнерів, потрібно заздалегідь визначити формат нагородження.
Це можуть бути:
- медалі;
- кубки;
- дипломи;
- статуетки;
- індивідуальні нагороди.
На нагородну продукцію можна нанести логотип заходу, назву номінації, місце, дату, ім'я учасника або іншу інформацію.
Значки та пам'ятна атрибутика
Значки можуть використовуватися як елемент корпоративної айдентики, подарунок учасникам або пам'ятний сувенір.
Особливо доречні вони для форумів, фестивалів, спортивних подій, молодіжних та громадських заходів.
Продукція для партнерів і спікерів
Не обов'язково дарувати всім учасникам однакові подарунки.
Для ключових партнерів, спікерів або переможців можна підготувати окрему категорію більш презентабельної продукції. Це дозволяє розподілити бюджет і водночас підкреслити статус отримувача.
Що потрібно визначити перед замовленням
Щоб виробник міг швидко запропонувати оптимальний варіант, організатору бажано підготувати п'ять основних параметрів:
дата заходу → формат → кількість учасників → бюджет → перелік необхідної продукції.
Якщо точного переліку ще немає, достатньо почати з дати, кількості людей та бюджету. Фахівці Суперприз можуть допомогти підібрати продукцію та запропонувати альтернативи.
Що найчастіше забувають організатори
Проблеми часто виникають не з основним замовленням, а з деталями.
Перед запуском продукції перевірте:
чи є бейджі для всіх категорій учасників; чи враховані розміри одягу; чи потрібні дипломи та нагороди; чи підготовлені подарунки партнерам; чи є запасні одиниці продукції; чи правильно вказані імена, номінації та дати.
І головне — не залишайте виробництво на останній день.
На сайті Суперприз середній термін виготовлення багатьох видів продукції зазначений на рівні 1–2 днів, однак великий тираж, складна персоналізація або індивідуальний дизайн можуть потребувати більше часу.
Комплексне замовлення в одному місці спрощує підготовку: Суперприз може допомогти з підбором продукції, макетами, нанесенням, виготовленням нагородної та сувенірної продукції для корпоративного заходу.